보고(報告)는 직장 생활의 커뮤니케이션에 있어서 처음이자 끝이라고 해도 과언이 아니다. 보고를 얼마나 잘하느냐에 따라 그 사람의 평가도 달라진다. 중간보고뿐 아니라, 일의 진행상 문제가 있으면 당연히 그 문제점에 대해서도 신속하게 보고해야 사고를 미연에 방지할 수 있다. 보고서는 단순하게 현상만을 설명하는 것이 아니라 기본적인 분석도 담고 있어야 하며 문제점에 대한 해결방안도 제시해야 한다.
2. 보고서의 핵심 압축
보고할 때는 짧은 시간 안에 핵심을 제대로 요약하는 것이 좋다. 상사에게 보고를 하는 중에 “그래서”라는 말이 나오면 장광설을 늘어놓지 말고 핵심만 이야기하라는 말이다. 보고서를 쓰면서 “한마디로 무슨 말인가” 하고 끊임없이 자문해야 한다. 보고서의 양이 많다면 반드시 요약본을 함께 제출하는 것이 좋다. 이는 바쁜 상사를 위해 필요한 작업이다. 보고서를 쓸 때 자세할 때는 자세하게, 그러나 전체 그림은 간결하게 그려주는 것이 중요하다.
3. 짜임새 있는 보고서의 요건
보고서를 짜임새 있게 구성하기 위해서는 다음과 같은 6가지 방법에 주의한다.
첫째, 글을 쓰기 전에 전체 구도를 먼저 만들어본다. 한 문단에는 하나의 핵심 메시지만 들어가도록 하고 문단은 두괄식으로 한다.
둘째, 보고서의 구성에는 일관성이 있어야 한다. 간결하면서도 서로의 내용을 연결해줄 수 있는 문단과 문장이 적절히 배치돼야 한다. 양만 많다고 좋은 보고서는 아니다.
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2011.08.29
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